Menu
 
 

Atvirai apie renginių organizavimo užkulisius pasakoja Aušra Virkietytė

2021 03 03  22:11  |  Pokalbiai

Atvirai apie renginių organizavimo užkulisius pasakoja Aušra Virkietytė

Nuotraukos – Aušros Virkietytės asmeninio archyvo ©

Susipažinkite su Aušra, talentinga renginių organizatore, kuri vos pradėjusi studijas drąsiai ir atkakliai skynėsi kelią svajonės link. Praėjus vos keleriems metams, mergina jau yra įkūrusi renginių organizavimo agentūrą „A Management“, o savo projektus jai patiki įtakingi šalies klientai. Negana to, didžiulis noras tobulėti padėjo išplaukti į dar platesnius vandenis – šiandien Aušros vadovaujama agentūra organizuoja renginius visame pasaulyje, įskaitant tokias šalis, kaip Italija, Vokietija, Danija ar Jungtinės Amerikos Valstijos.

Aušra yra puikus pavyzdys, kiek daug gali jaunas žmogus. Šiandien pažadame motyvuojantį pokalbį apie renginių organizavimo užkulisius bei kelią į sėkmę, vedamą teigiamo užsispyrimo ir didžiulės meilės savo darbui.

                                                                                          

Papasakok apie savo kaip renginių organizatorės pradžią. Kaip atrodė kelias iki renginių organizavimo profesionalės kokia esi dabar?

Mano renginių pradžia prasidėjo jau nuo pat pirmo kurso. Esu ekstravertiška asmenybė, man visada trūko veiklos, todėl pradėjusi studijuoti Vilniaus kolegijoje, iškart užsirašiau į visus joje esančius renginius ir studentų atstovybę. Taip pat ieškojau renginių, kuriuose tiesiog galėčiau savanoriauti ir matyti užkulisius. Dariau viską: nešiojau kavą, padavinėjau vandenį, įrenginėjau erdves, rinkau kitus savanorius, renginių metu stodavau į veiklų zonas ir jas moderuodavau. Man viskas taip patiko, kad apie kažkokį atlygį pačioje pradžioje net negalvojau. Ėjau ten, kur priimdavo ir džiaugdavausi, kad tiesiog galėjau dalyvauti renginiuose, pabūti tarp Lietuvos žvaigždžių, išbandyti savo jėgas bei megzti naujas pažintis.

Po metų labai intensyvios savanorystės ir išbandžiusi įvairius amplua, buvau pastebėta renginių agentūros, kuri pasiūlė man darbą. Ten prasidėjo linksmiausioji dalis, kai pamačiau projektus, kurie net nežinojau, jog egzistuoja. Vėl pradėjau nuo 0: nešiojau vandenį, dariau kavą bei padėjau visoms projektų vadovėms. Pavyzdžiui, reikėjo lankstyti laivelius – lankstydavau, reikėjo suprasti sutartis bei jas ruošti – mokiausi ir ruošiau, reikėjo sėdėti naktimis ir dėlioti projekto dalis, surinkti detales, sustyguoti rekvizitus – sėdėdavau ir dirbdavau. Ir niekada nesiskųsdavau, nes viskas beprotiškai patiko ir jaučiausi tokia dėkinga, kad man pasisekė jau antrame kurse dirbti darbą, kurį dievinu. 

Agentūroje užaugau kaip asmenybė. Komanda ten manimi labai rūpinosi ir augino iki tol, kol supratau, jog jau pasiekiau lubas ir reikia judėti pirmyn. Visada jiems liksiu dėkinga už pastangas ir nuoširdų rūpestį, pamokas, kritiką bei projektus, kuriuos galėjau valdyti ir juose būti. Dar dabar susitikus tos agentūros vadovą būna gera apsikabinti, pasidžiaugti pasiekimais, pagelbėti projektuose ir bendradarbiauti.

Trejus metus apart renginių projektų daugiau nieko nemačiau. Nesumeluosiu sakydama, kad buvau visiška darboholikė ir kalbėti apie asmeninį gyvenimą net nebuvo kada. Matyt reikėjo pertraukos ir palikusi agentūrą išskridau į Ispaniją pasimėgauti gyvenimu bei  išbandyti savo gebėjimus kitos šalies įmonėje. Šešeri mėnesiai praleisti ten – buvo lyg atgaiva. Dirbome nedaug, tačiau išmokti mylėti gyvenimą iš naujo ir mėgautis lyjant lietui – buvo reikalų. Ypač, kai užsisuki nuolatiniame darbe, bėgime, projektuose, studijose – pamiršti pasirūpinti savimi, o ką jau kalbėti apie savo sielą.

Praleisto pusmečio Ispanijoje tikrai pakako, kol vėl pradėjo trūkti veiklos, kolegų, renginių. Vos grįžusi į Lietuvą pasiskelbiau, jog būsiu freelancerė renginiuose ir galiu padėti visiems. Taip ir buvo – vėl įsivažiavau į maksimalų renginių gyvenimą, projektus padėjau įgyvendinti įvairioms renginių ar PR agentūroms ar tiesiog tiesiogiai besikreipiantiems klientams.

Po dar dviejų metų freelancinimo įvairiuose projektuose, manęs tiesiogiai pradėjo ieškoti klientai ir po truputi perėjau į visišką renginių organizavimą nuo A iki Z, kai pačiai teko rinktis komandą ir užimti pagrindinio žmogaus poziciją.  Visa tai per pusmetį išaugo į naują vardą rinkoje – „A Management“.  Taip gimė mano renginių agentūra ir prasidėjo dar vienas labai įdomus kelias, kuris tęsiasi iki šiol.

Atvirai apie renginių organizavimo užkulisius pasakoja Aušra Virkietytė

Nuotrauka – Monika Sutkutė ©

Per pastaruosius porą metų suorganizavote 49 renginius tarptautiniu mastu. Kas lemia tokį produktyvumą?

Gera komanda ir meilė darbui! Vienas lauke ne karys, sėkmingi projektai nesvarbu, koks jų dydis bebūtų, turi turėti profesionalią komandą ir kruopščiai atrinktus subtiekėjus. Mums pavyko būti matomiems, sėkmingai suorganizuoti visus projektus, kurie išaugo į užsienį ir naujas patirtis. Pasiskirstėme resursus ir viską puikiai spėjome padaryti, o juk už Lietuvos ribų visada atrodo „žolė žalesnė“ ir įdomiau.  

 

Kokie tavo organizuoti renginiai paliko didžiausią įspūdį? Koks buvo jų išskirtinumas?

Man kiekvienas mano projektas yra labai svarbus ir savaip ypatingas. Įspūdį galima sukurti ir mažame projekte ir labai dideliame. Bet džiaugsmingiausi būdavo tie, kai klientai sakydavo: „Aušra, mes tavimi pasitikime, kolektyvą pažįsti, poreikius žinai, kaip suorganizuosi – taip bus gerai“. Tuomet galėdavome maksimaliai pasitelkti kūrybą ir tikrai nustebinti klientus. Savo agentūroje aš  stengiuosi nekartoti projektų, visada kuriame kažką kitaip, todėl tas įspūdis kiekvieną kartą būna naujas, lyg vėl išgyventume pirmus kartus su kiekvienu klientu ir kiekvienu renginiu.  

 

Save pristatai kaip inovatorę ir darbuose nevengi naudoti netradicinių sprendimų. Pasidalink kokios, iš pažiūros crazy idėjos, virto realybe?

Mano inovatoriškumui daug įtakos daro kontaktai ir palaikomas ryšys su skirtingų šalių renginių organizatoriais, tad daug tendencijų, idėjų aš galiu atgabenti savo klientams Lietuvoje. Taip pat, visada žiūriu į projektą kitomis akimis, galvoju, kas man pačiai patiktų ir nustebintų projekte. Žinant, kiek pati esu mačiusi ir pridariusi projektų – atrodo jau būtų sunku nustebinti save. Visgi, pasaulyje kiekvieną dieną sukuriama kažkas nauja, tad atrasti crazy idėjų visada įmanoma, tik reikia žinoti, kur ieškoti. Pavyzdžiui, gyvatės produkto pristatymo renginyje, plaukiojančios žuvytės šviečiančioje kandeliabroje, techniniai vizualizaciniai sprendimai ant daiktų, erdvių, žmonių, judančios sienos, kalbančios skraidančios knygos, kadilakas pajūryje  bei kiti smagūs kūrybiniai sprendimai.

 

Dauguma renginių organizatoriaus darbą idealizuoja: glamūras, nesibaigiantys vakarėliai, pažintys. Kaip iš tiesų atrodo šio darbo užkulisiai?

Ir sutinku, ir nesutinku tuo pačiu metu. Pažintys ir vakarėliai – tikrai taip, mes turime turėti labai daug pažįstamų, nes dažniausiai žmogus yra mūsų darbo įrankis, kuris padeda sukurti ir įgyvendinti vienokį ar kitokį projektą. Žinomi veidai, aktoriai, šokėjai, režisieriai, technikai, atlikėjai ir t.t. Nuolatos susipažįstame su tikrai dideliais srautais naujų žmonių, o vakarėliai, be abejo, mes patys juos kuriam. Iš šono atrodo, kad visada švenčiam ir švenčiam, tačiau užkulisiai yra daug sudėtingesni nei gali atrodyti viršelis. Renginiai – tai nesibaigiantis darbų ciklas. Mes kartais dirbame 24/7, nespėjame pavalgyti, pailsėti ar tiesiog paskambinti savo šeimos nariams. Kiekvienas projektas reikalauja labai daug detalaus dėmesio, pradedant susitikimais su klientais, baigiant „gyvenimu“ arenose, bemiegėmis naktimis, ilgomis repeticijomis tam, kad kelių valandų projektas įvyktų ir svečiai būtų patenkinti. Atrodo, net draugai jau žino, kad atėjus renginių sezonui (kuris dažniausiai yra vasara ir žiema), norint pamatyti Aušrą, reikia susiplanuoti labai iš anksto ir įdėti susitikimą į kalendorių (juokiasi). Renginiai yra – iš esmės nesibaigiantis pilnai užpildytas gyvenimo kalendorius, o ar spėjam bėgioti į įvairius pristatymus, atidarymus, kur esam kviečiami – tikrai ne, tad ir tas glamūras šiek tiek išblėsta. 

 

Su kokiais iššūkiais yra tekę susidurti? Gal išskirtum kokių kuriozinių situacijų?

Ko tik renginiuose nėra buvę (šypsosi). Pavyzdžiui: techniniai nesklandumai – neišvengiama dalis, tokie kaip elektros skydinės išmušimas būtent tada, kai atlikėjai išeina dainuoti finalinėje renginio dalyje. Tuomet visa aparatūra „užmiega“, o tam kad ją prikeltum – reikia bent 10 minučių. Taigi, atlikėjams tenka labai improvizuoti, o vedėjui – verstis iš padėties. Kažkas virdulį ne ten įjungė, ar skaičiavo elektrifikacija vienaip, o susijungus visiems – pasirodo negalime išvystyti visų norimų apkrovų, tad technika yra viena smagiausių ir dažniausiai renginį pavedančių dalių.

Buvo ir tokių atvejų, kai asistentai ar aktoriai neatvažiuoja į renginį ir paskutinę minutę sužinai, kad sugedo mašina, o komandai dabar teks atlaikyti tris kartus intensyvesnį krūvį. Taip pat yra buvę, kad ir grupės vienas iš vokalistų nepasirodo arba VIP didžiausias palapines miesto šventėse reikia perrinkti, nes klientai sugalvojo turėti dvigubai daugiau svečių, nei buvo sutarta.

Visada stengiamės išspręsti ir atrasti variantus, kad visi būtų patenkinti, bet tikrai gaisrų būna įvairiausių, kurie atsiranda tiesiog repeticijų metu, pasiruošimo metu ar prasidėjus renginiui. Pavyzdžiui, turi išvažiuoti technikos paroda, o ji netyčia sudrasko didžiausią ekraną, kurį kabino 4 valandas…

 

Pakalbėkime apie užsienio rinką. Kas lėmė pasisekimą už Lietuvos ribų?

Visada būsiu dėkinga Larry, mano vienas iš klientų, kuris pasitikėjo manimi ir leido išbandyti savo jėgas užsienio rinkoje. Jo įmonei padėjau įgyvendinti tarptautinius projektus skirtingose šalyse, o pažintys su naujais žmonėmis ten, man atvėrė kelius naujiems klientams bei projektams už Lietuvos ribų. 2020 metais turėjome įgyvendinti EXPO parodą Paryžiuje, renginius Vokietijoje, Italijoje. Todėl tikrai sakau, kad pažintys projektuose, dalyvavimas tarptautiniuose susitikimuose, komunikacija Linkedin‘e man padėjo užmegzti ryšius su užsienio klientais bei partneriais, kurių žinau, kad tik daugės, kai vėl leis mums keliauti ir galiausiai pandemija pasibaigs.

Taip pat, pridėčiau, kad labai svarbu dar ir požiūris! Aš labai mėgstu iššūkius ir man atrodo, kad viskas yra įmanoma, tik reikia tinkamų profesionalių žmonių šalia ir nebijoti bandyti. Man sako neįmanoma? Aš visada sakau, kad įmanoma! Jei būnant profesionalu sugebi renginius įgyvendinti Lietuvoje – sugebėsi ir užsienyje. Tik reikės dvigubai daugiau padirbėti ir šiek tiek daugiau paskraidyti.

Atvirai apie renginių organizavimo užkulisius pasakoja Aušra Virkietytė

Nuotrauka – Aldas Kazlauskas ©

Atvirai apie renginių organizavimo užkulisius pasakoja Aušra Virkietytė

Nuotrauka – Aldas Kazlauskas ©

Papasakok, kaip skiriasi renginių rinka Lietuvoje ir užsienyje.

Skirtinga šalis – skirtingas suvokimas ir poreikiai. Pavyzdžiui, Majamyje tu nieko negausi paskutinę minutę – jeigu nesusiderinai bent prieš pusantro mėnesio, visiškai nėra šansų, kad turėsi tam tikrus dalykus renginyje. Lietuvoje manau, kad esame išlepinti, mes labai stipriai verčiamės per galvą ir kartais net renginio metu sugebame atrasti, atgabenti ir įgyvendinti papildomus poreikius. Kitose šalyse jie šiek tiek kitaip vertina pasiruošimą prieš ir jeigu nesusitarei – deja, nieko ir nebus.

Pastebėjau, kad ir pačios Lietuvos rinkoje vykstantys projektai yra tikrai labai aukštame lygyje ir mes su turimais biudžetais darome stebuklus. Mes dažnai nepriskaičiuojame savo papildomų darbo valandų, stengdamiesi vardan projekto sėkmės ir laimingo kliento. Užsienyje kiekvienas papildomas poreikis ir papildoma valanda darbo – maksimaliai įtraukiama į biudžetą. Dirbant su klientais vis bandau paaiškinti, kad organizatorius nėra tik šiaip profesija, kad mūsų darbas yra sunkus, o turimas know-how leidžia laviruoti visose situacijose, o turimi kontaktai ir įdirbis pagrindinė projekto sėkmė. Į tai sverbu atsižvelgti bei įvertinti (šypsosi). 

Taip pat, buvo labai smagių nutikimų su italais. Jie yra ant tiek atsipūtę, kad net sutartys ne visada užtikrina, kad tai, kas buvo suderinta, atkeliaus į renginio lokaciją. Taigi, labai svarbu mokytis apie šalių kultūrą prieš ir pasiruošti visiems galimiems renginio siužetams. Patariu tikrai susirasti vietinių draugų, kad lengviau galėtumėt suprasti, ko gali tikėtis ir kaip verslo reikalus tvarko būtent vienos ar kitos šalies atstovai.  

 

Kas yra tavo autoritetas? Galbūt išskirtum keletą pasaulinio lygio renginių organizatorių kuriais žaviesi?

Aš labiausiai žaviuosi Vok Dams pasauline agentūra. Teko bendrauti su jais bei turėti nerealiai vertingą pažintį su kūrybos direktoriumi. Mačiau jų projektus – visiškas kosmosas. Žaviuosi jų darbu, o įgyvendinami projektai metai iš metų gauna įvairiausius apdovanojimus kaip sėkmingiausi pasaulinio lygio renginiai. Šią pažintį be galo vertinu, nes kai turėjau ruošti projektą Paryžiuje, būtent Vok Dams įmonės kūrybos direktorius buvo šalia ir davė puikių patarimų į ką reikėtų atkreipti dėmesį ir kaip vesti derybas su prancūzais.

Dar viena iš mano mylimų ir dievinamų agentūrų yra Italijos įmonė Filmmasters. Turėjau progos susipažinti ir su jų komanda bei buvau pakviesta pas juos į svečius. Nuostabūs darbai, dideli projektai – yra kur stiebtis ir iš ko mokytis.

 

2020-ieji metai tapo nelengvu išbandymu daugeliui rinkų, ypač – renginių. Kokių veiksmų ėmeisi šioje situacijoje?

Nemeluosiu, pradžią praverkiau. Man buvo toks šokas, mes jau buvome susiplanavę vasarą tris skrydžius su renginiais kitose šalyse, o per vieną savaitę viskas paėmė ir apsivertė. Po to, intensyviai dirbome su teisininkais ir sprendėme visus teisinius klientų ir projektų atšaukimo bei perkėlimo klausimus. Vėliau, kai susitaikiau su realybe, kad yra taip ir ne kitaip, pradėjau bendrauti su įvairių sričių atstovais ir žiūrėti, kas vyksta, ką galime įdarbinti, kad veiktų. Taip prasidėjo hibridinių ir online renginių era, kai visus pasiūlymus ir projektus kėlėme į virtualią erdvę bei ieškojome sprendimų bent kažkiek vykdyti įmonės veiklą.

Karantinas vis dar tęsiasi, tačiau šį kartą reakcija į jį visai kitokia. Dabar pasiraitojusi rankoves, pilnais tempais ruošiuosi atsigavimui, rebrandinam įmone ir darom patrauklią užsienio rinkai ir ruošiamės pristatyti bei prijungti naujų priedų prie „A Management“ agentūros veiklos.  

Atvirai apie renginių organizavimo užkulisius pasakoja Aušra Virkietytė

Papasakok plačiau apie online renginius. Kokios subtilybės leidžia sudominti ar net nustebinti vartotoją?

Nustebinti pradžioje nebuvo sunku, nes tai buvo „vienkartinė patirtis“. Ar kada dar įmonės galės pasigirti, kad buvo Zoom vakarėlyje? Jau vien pats formatas yra kažkas naujo ir nematyto. Mes nuėjome keliu, siūlydami projektus, kurie sukurtų patirtį, leistų žmonėms išmokti kažką naujo, o ne tik stebėti ekraną. Klientams į namus iškeliavo labai daug įvairių paketų su rekvizitais, kuriuos įdarbinome vieno ar kito projekto metu.

Online renginiuose sukurti efektą taip pat labai padeda technologijos, pavyzdžiui, tinkamai išnaudotas green screen ekranas, kuris leidžia sukurti bet kokią erdvę ir ten nukelti žmones. Visas virtualios erdvės apipavidalinimas, įmonės brandingas ir programėlės, kurios įžaidybina procesą, lengva atsisiųsti į išmaniuosius telefonus, paprasta naudoti bei įtraukia dalyvius atsakinėti į klausimus, nusipiešti savo ikonėles, žaisti, dalyvauti čia ir dabar – online erdvėje.

 

Kaip manai, kokios tendencijos vyraus renginių rinkoje? Taip pat, ar online renginiai bus aktualūs ir pasibaigus pandemijai?

Apie tendencijas kalbėti dar yra sunku, nes visi bandome laviruoti situacijoje ir skirtingai gelbėti savo verslą. Ir kalbame ne tik apie save – ta pati situacija yra pas daugelį Lietuvos įmonių. Visgi, tikimės, jog būriuosimės ir turėsime atviras vasaros šventes didesnėse erdvėse, vis dar laikantis atstumo. Žinoma, hibridiniai renginiai bus itin populiarūs, nes bus žmonių, kurie vis dar norės saugiai sėdėti namuose, tačiau dalyvauti, todėl tikrai integruosis buvimo erdvėje ir transliacijų miksas. Visiškas online variantas bus puiku konferencijoms, kurios norės pritraukti didelį kiekį žiūrovų, nepaisant kur jie gyvena. Tikiu, kad tokį formatą pamatysime dar ne kartą net ir pasibaigus pandemijai.  

Atvirai apie renginių organizavimo užkulisius pasakoja Aušra Virkietytė

Galiausiai, tavo istorija galėtų įkvėpti ne vieną jauną žmogų. Kaip manai, kokie pagrindiniai momentai lemia sėkmę tavo karjeroje?

Smalsumas, sunkus darbas, savanoriavimas, buvimas visur, kur tik galima būti bei mokymasis, mokymasis ir dar kartą mokymasis! Jeigu žmonės, kurie dar tik baigę universitetą ar kolegiją jau laiko save renginių organizatoriais, galiu pasakyti viena – jie nemoka nieko (šypsosi). Realybė šiek tiek kitokia, tai kas iš tikrųjų vyksta renginiuose ir kiek daug reikia mokėti bei žinoti norint juos suorganizuoti kokybiškai. Ir tai tikrai užima daug daugiau nei vadovėliuose aprašytos struktūros, sudėtų scenų pavyzdžiai ar stalų išdėstymas konferencijos metu. Svarbu nebijoti prašytis praktikos į organizacijas, domėtis, juodai dirbti, kad galėtume įrodyti, jog galite būti profesionalų komandoje. Neabejoju, po 3-4 metų jums tikrai pasiseks!

Griežtai draudžiama „SwO magazine“ paskelbta informaciją panaudoti kitose interneto tinklalapiuose, visuomenės informavimo priemonėse bei platinti kuriuo nors pavidalu be raštiško sutikimo. Dėl informacijos naudojimo kreipkitės el. paštu į SwO.lt redakciją - redakcija@swo.lt. © SwO.lt

Komentuok:




*



Reklama
DNO